Ввод исходных данных с зарплатами

Уважаемые пользователи! Чтобы избежать ошибок и сбоев, при вводе исходных данных следуйте инструкции. Вся последовательность действий описана здесь подробно по шагам.

Ввод и редактирование исходных данных Администратором.

Заполняем справочники. Описываем штат и планируем зарплаты. Действия, описанные в этой части, нужно осуществить до начала регулярной работы пользователей с программой.

Напоминаем, что эта часть инструкции нужна вам, если вы поставили «птичку» в строке «Использовать начисление ЗП» при выборе вариантов использования программы. Также вам нужно было закрыть программу и открыть ее, чтобы загрузить меню этого варианта.

i0301

Закладка “Структура и штат”.

Шаг 1. Раздел “Структура предприятия. Подразделения”.

Внесите названия структурных подразделений и задайте их подчиненность через указание “родительского подразделения”. Вносить должность руководителя на этом шаге не нужно.

i0302

Начинайте с подразделения самого верхнего уровня («дирекция»). Вы можете вводить не все подразделения сразу, но нужно ввести как минимум те подразделения, персонал которых будет работать с этой программой.

Если вы будете вводить в программу подразделения и персонал частями, придерживайтесь следующих принципов.
А) Чтобы "трудоустроить" сотрудника, сначала нужно создать в программе подразделение, в котором он работает (пункт меню "Подразделения"), название его должности (пункт меню "Названия должностей"), затем связать название должности с подразделением (пункт меню "ШР Должности"), ввести имя сотрудника (пункт меню "Список сотрудников") и только потом связать имя сотрудника с должностью в подразделении.
Б) Чтобы программа могла работать с целями, у каждого сотрудника должен быть непосредственный руководитель, оформленный в программе так, как описано в предыдущем абзаце.

«Лайфхак»: чтобы создать несколько похожих записей, пользуйтесь кнопкой интерфейса «создать копированием» (см. скрин) или кнопкой F9 на клавиатуре. Также вместо того, чтобы искать нужную запись в выпадающем списке, начните набирать искомое слово с клавиатуры до тех пор, пока в списке не останется только нужная вам запись.

i0384

Шаг 2. Раздел “Структура предприятия. Названия должностей”.

Внесите наименования должностей. Как минимум, должны быть внесены названия должностей сотрудников, которые будут вводиться в программу.

i0303

Шаг 3. Раздел “Структура предприятия. ШР Должности”.

Создайте штатное расписание. Свяжите наименование подразделения и должности, укажите количество ставок (должностных позиций).

«Лайфхак». Если вы упустили ввести какие-то подразделения или должности на предыдущих двух шагах, вы сможете сделать это на этом шаге. Для этого кликните на три точки около окошка «Должность», см. скрин. 

i0381

Если при выборе вариантов использования программы вы выбрали не связывать зарплату с оценкой должностей, в этом окне вы сможете ввести произвольные плановые зарплаты всех должностей, т.е. зарплаты вакансий.

Ввод плановой зарплаты должности нужен для трех целей: 
1) расчета планового, с учетом незаполненных вакансий, Фонда Оплаты Труда; 
2) определения ориентировочной зарплаты для заполнения вакансий; 
3) определения плановой зарплаты конкретного сотрудника, занимающего должность, на основе плановой зарплаты должности и уровня квалификации сотрудника.

Если вам не нужны три перечисленные выше пункта, плановые зарплаты должностей можно не вводить.

i0304

Если вы выбрали вариант с оценкой должностей, введите в этом окне оценку каждой должности.  В будущих версиях программы мы планируем автоматизировать процесс оценки должностей. 

07

После ввода должностей в подразделении кликните дважды на его название в левом поле и в открывшемся окне укажите должность руководителя этого подразделения (см. скрин).

i0385

Шаг 4. Раздел “Коэффициенты”. 

ЭТО НЕОБЯЗАТЕЛЬНЫЙ ШАГ. На этом шаге вы можете ввести следующие показатели:

Надбавки за стаж

Программа предполагает возможность автоматического увеличения плановой зарплаты сотрудников в зависимости от стажа их работы на предприятии. Если у вас такое поощрение используется, укажите здесь, при каком стаже какая надбавка будет учитываться.
i0305

Округления

Если вы хотите, чтобы расчетные величины зарплат округлялись, укажите здесь,  до какой величины округлять расчетную плановую зарплату для зарплат разного размера.
i0306

Коэффициент сверхурочной работы.

Если вы хотите оплачивать работу в сверхурочное время выше, чем в урочное, введите здесь повышающий коэффициент.
i0307

Установленный предприятием гарантированный минимум заработной платы.

Это не абсолютный минимум, устанавливаемый государством, а относительный. Зарплата сотрудника может складываться из повременной (фиксированной) и премиальной (переменной) частей в любой пропорции. Гарантированная зарплата определяет долю от плановой зарплаты сотрудника, которая будет выплачена, если расчетная зарплата окажется меньше из-за низкой переменной части.
gzp03
Алгоритм.
Гарантированную зарплату целесообразно использовать, когда повременная часть составляет менее 80% плановой зарплаты. В этом случает гарантированная зарплата поможет в следующих ситуациях:
- работа новичков с неустойчивой результативностью в период адаптации;
- необходимость соединить высокую гарантированную зарплату с возможностью получения больших премий.
В этих случаях при низкой результативности выплачивается гарантированная зарплата, а при высокой - расчетная.
gzp01
Другие две ситуации для использования гарантированной зарплаты:
- резкие сезонные колебания спроса;
- выполнение задач со сроком длиннее одного месяца.
В этих случаях при низкой результативности выплачивается гарантированная зарплата, а при высокой из расчетной вычитаются суммы, доначисленные в предыдущие периоды до гарантированной зарплаты.
gzp02

На это шаге вы вводите процент гарантированной зарплаты по умолчанию, для всех сотрудников. Дальше можно будет установить отдельным сотрудникам любой процент гарантированной зарплаты.

i0308

Шаг 5. Раздел “КоэффициентыФормула зарплаты”.

Если вы не проводите оценку должностей, пропустите этот и следующий шаг, переходите на Шаг-7.

Если вы не проводите оценку должностей и переходите с варианта использования программы без зарплаты на вариант с зарплатой, переходите на Шаг-8а.

Если вы проводите оценку должностей (т.е. поставили соответствующую «птичку» при выборе варианта использования программы (см. скрин ниже), то алгоритм «Формула зарплаты» позволит на основании такой оценки рассчитать рекомендованные плановые зарплаты для всех должностей.

Если вы на этом шаге решили проводить оценку должностей, поставьте «птичку» в выборе вариантов, закройте 1С и снова откройте.

i0309
Определение плановой зарплаты должности нужно для трех целей:
1) расчета планового, с учетом незаполненных вакансий, Фонда Оплаты Труда;
2) определения ориентировочной зарплаты для заполнения вакансий;
3) определения плановой зарплаты конкретного сотрудника, занимающего должность, на основе плановой зарплаты должности и уровня квалификации сотрудника.
Алгоритм расчета плановой зарплаты должности на основании ее оценки.
На рисунке ниже показана условная зависимость плановой зарплаты должности от ее оценки.
id_d02
Формула этой зависимости("формула зарплаты"): 
Плановая ЗП должности = УЗП х СТЕПЕНЬ(Кр;Од)

где УЗП - коэффициент “Уровень ЗП”, Кр - коэффициент “коэффициент роста”; Од - оценка должности. Коэффициенты УЗП и Кр вычисляются программой на основании введенных вами данных о рыночных зарплатах нескольких типичных для рынка должностей и могут быть скорректированы, исходя из зарплатной политики компании. Изменение коэффициентов позволяет пересчитать плановые ставки всех сотрудников в одной логике.
Вот диаграмма, иллюстрирующая зависимость зарплаты от оценки при разных коэффициентах:
11
Комментарий к иллюстрации.
Вар. 1: Если увеличить к-т УЗП, это приведет к пропорциональному росту всех зарплат.
Вар. 2: Если увеличить к-т Кр, это приведет к опережающему росту зарплат у должностей с более высокими оценками, увеличивая неравенство.
Вар. 3: Если увеличить УЗП и уменьшить Кр, зарплата динамичнее вырастает у должностей с низкими оценками, уменьшая неравенство.

До начала работы необходимо определить несколько должностей, типичных для вашего рынка труда, по которым есть надежные данные о рыночном уровне зарплаты (чем больше, тем лучше, желательно с максимально разных уровней зарплаты). Определите, какая зарплата должна быть у этих должностей с учетом зарплатной политики вашего предприятия по всем должностям (соответствующая среднерыночной, либо выше, чем в среднем по рынку, либо ниже).

Откройте интерфейс. Выберите эти типичные должности в левой таблице и перетащите с помощью мышки в правую таблицу. В правой таблице введите тот размер зарплаты, который соответствует политике вашего предприятия (средняя по рынку либо выше или ниже рыночного уровня).

i0311

Нажмите на панели сверху кнопку “Провести расчет”. В окошках рядом с кнопками появятся значения коэффициентов, вычисленных по введенным данным. Если у вас ранее были введены величины плановых ставок, в левой таблице вы сможете сравнить их с величинами, которые будут получены на основе этих коэффициентов. Для этого нажмите кнопку “Примени коэф.”

ДОБАВИТЬ СКРИН

Если рассчитанные зарплаты не устраивают, вы можете изменить коэффициенты и сделать перерасчет.

Когда вы решите, что коэффициенты “Формулы зарплаты” годятся для применения в расчете плановых стаков (зарплат) должностей, нажмите кнопку “Сохранить коэф.”

Если вы захотите вернуть предыдущие коэффициенты, нужно в разделе “Структура и штат. Коэффициенты. Коэффициенты формулы ЗП” либо удалить строку с новыми коэффициентами, либо вручную исправить их в последней строке.

i0312
Что можно делать с отличиями между существующими и расчетными зарплатами:
  • если это единичные незначительные отклонения, можно использовать для всех расчетные ставки, а фактические плановые зарплаты отдельных сотрудников скорректировать, изменив оценку их класса или просто введя нужное значение (см. раздел “Трудовой договор”);
  • если много заметных отклонений, нужно проверить список типичных должностей, на основе которых вычислялись коэффициенты: может быть, оценка этих должностей некорректна, либо некорректна введенная для них рыночная зарплата;
  • если есть значительные различия между расчетной и установленной ставкой у некоторых должностей, но таких отклонений немного, нужно убедиться в корректности оценки этих должностей; может так оказаться, что в силу специфики вашего предприятия некоторые должности для вашего бизнеса являются более ценными либо менее ценными, чем в среднем по рынку; может быть ставки действительно несправедливо завышены или занижены; тогда вы примете решение: оставить оценку/ставку должности отличную от рыночной или привести ставку к рыночному уровню.
При помощи коэффициентов “формулы зарплаты” можно проводить индексации плановых зарплат должностей в зависимости от изменения обстоятельств бизнеса. Для понимания роли коэффициентов см. комментарий к иллюстрации графиков динамики выше.
  • Изменение к-та УЗП приведет к пропорциональному изменению всех зарплат, т.е. к традиционной индексации.
  • Увеличение Кр (увеличение неравенства) делает компанию более привлекательной для высококвалифицированных сотрудников.
  • Уменьшение неравенства (рост УЗП при снижении Кр) делает компанию более привлекательной для рядовых сотрудников.
  • Снижение Кр может применяться в случае, если компания оказывается в кризисе по вине ее менеджмента. Такая мера может сочетаться с уменьшением размера гарантированной зарплаты и увеличением доли премиальной части в ущерб повременной.
id_d03

Шаг 6. Раздел “Коэффициенты. Классы”.

  • диапазон ЗП показывает, на сколько процентов зарплата наиболее квалифицированного и наименее квалифицированного сотрудника в одной должности  отличается от плановой зарплаты должности (вакансии) в большую и меньшую стороны соответственно. Установите нужный вам диапазон.
  • количество классов квалификации показывает, на какое количество равных частей (уровней) делится интервал между максимальной и минимальной зарплатой должности для привязки зарплат сотрудников к тому или иному уровню в зависимости от оценки их квалификации. Установите нужное вам количество классов.
Рекомендация: класс от класса должен отличаться примерно на 5 и более процентов. Т.е. если у вас диапазон +/- 20%, то его можно разделить на 8 и менее классов. Если +/- 10%, то на 4 и менее классов.

Оба параметра устанавливаются для всех должностей предприятия.

Если вы переходите с варианта использования программы без зарплаты или без оценки должностей на вариант с оценкой должностей, т.е. Трудовой договор у вас уже оформлен, переходите на Шаг-8б.

i0313

Шаг 7. Раздел “Отчеты о штате. Список сотрудников”.

Здесь создаются “личные карточки” сотрудников: вводятся имена, контактные данные. Эта карточка не зависит от занимаемой сотрудником должности, сохраняется при его перемещениях по должностям.

Здесь удобно проверить, все ли заведенные в базу сотрудники привязаны к должностям.

«ФИО» — имя, под которым сотрудник будет фигурировать в программе. Рекомендуем использовать фамилию и инициалы для уменьшения путаницы с однофамильцами.

Остальные данные — полные имя и отчество, телефон и имейл — не обязательные.

ЗАМЕНИТЬ СКРИН

14

Шаг 8. Раздел “Трудовые отношения. Трудовой договор”.

Если вы впервые создаете Трудовой договор.

А) В строке выберите имя сотрудника, его подразделение  и должность.

Б) Если вы не оценивали сотрудников, по умолчанию их класс = 1, и вам ничего не нужно изменять. Если оценивали, укажите для каждого сотрудника его класс в занимаемой должности. Плановая зарплата сотрудника будет рассчитана автоматически, исходя из класса.

В) Если вы не оценивали сотрудников, то рекомендованная программой плановая зарплата сотрудника равна плановой зарплате должности, которую он занимает. Если оценивали, то она может быть больше или меньше, в зависимости от введенного класса. Если нужно, измените плановую зарплату сотрудников.

В) Скорректируйте при необходимости минимальный гарантированный уровень зарплаты отдельных сотрудников (по умолчанию он равен введенному на шаге №4).

Г) Разделите плановую зарплату каждого сотрудника на повременную, премиальную и бонусную части (введите повременную и премиальную части, бонусная появится как нераспределенный остаток). 

Повременная часть будет начисляться пропорционально отработанному времени. Премиальная - пропорционально итоговой оценке достижения поставленных перед сотрудником целей. Бонусная часть предполагает произвольные вознаграждения за внеплановые события, а также возможность других видов выплат за внеплановые работы и достижения: гонораров, авторского вознаграждения и т.п.
i0310

Шаг 8а.

Это шаг для ситуации, если у вас есть Трудовой договор и вы решили перейти от варианта использования программы без зарплат к варианту с зарплатами, но без оценки должностей. Теперь вам нужно ввести зарплаты сотрудников в новый Трудовой договор и разделить их на повременную и премиальные части. Для этого через боковое меню зайдите в реестр трудовых договоров и нажмите «+», чтобы создать новый договор. В открывшемся окне введите «птичку» возле слов «Корректировка трудового договора», после чего кликните на слова «Заполнить действующих сотрудников».

i0403

Если вы вводили плановые зарплаты заполненных вакансий через «ШР Должности», они отразятся в Трудовом договоре. Либо вводите плановые зарплаты здесь. При вводе плановая зарплата сотрудника будет автоматически распределяться между повременной и премиальной частью. Вы сможете произвольно изменить это распределение. Если сумма повременной и премиальной частей не будет равна плановой зарплате, разница попадет в колонку «Бонусная часть». Если в результате ваших исправлений сумма трех частей зарплаты не будет равна плановой, программа не разрешит вам провести Трудовой договор.

Шаг 8б.

Это шаг для ситуации, если вы переходите к варианту с оценками должностей, уже имея Трудовой договор и, возможно, введенные в него зарплаты. 

Теперь, когда вы ввели оценки всех должностей и настроили «формулу зарплаты», нужно ввести в Трудовой договор плановые зарплаты должностей, рассчитанные на основании их оценок, классы сотрудников, получить рассчетные плановые зарплаты сотрудников, скорректировать их при необходимости и разделить их на повременную и премиальные части.

Для этого через боковое меню зайдите в реестр трудовых договоров и нажмите «+», чтобы создать новый договор. В открывшемся окне введите «птичку» возле слов «Корректировка трудового договора», после чего кликните на слова «Заполнить действующих сотрудников». 

i0403

Введите классы сотрудников. При вводе плановая зарплата сотрудника будет автоматически пересчитываться и распределяться между повременной и премиальной частью. Вы сможете произвольно изменить и плановую зарплату, и ее распределение. Если сумма повременной и премиальной частей не будет равна плановой зарплате, разница попадет в колонку «Бонусная часть». Если в результате ваших исправлений сумма трех частей зарплаты не будет равна плановой, программа не разрешит вам провести Трудовой договор.

Параметры учета”.

  • количество сотрудников для премирования за максимум благодарностей;
  • процент премирования — определяет размер премии за благодарности как долю от плановой зарплаты премируемого;
  • разрешить проведение целей без привязки верхнего уровня: если не поставить здесь “птичку”, программа не позволит сохранить цель, для которой не указано, с какой целью верхнего уровня она связана; т.е. по умолчанию все цели должны быть связаны с целями компании.

Все данные, описывающие штат и зарплаты введены!

Переходите к разделу «Установки описания целей»

Вы можете прямо сейчас получить бесплатную версию программы (для пяти сотрудников). Установив и изучив ее с помощью руководства по эксплуатации, размещенного на этом сайте, вы сможете принять взвешенное решение о приобретении полной версии.

Для этого кликните на
круглую оранжевую кнопку
в правом нижнем углу экрана.